MitarbeterIn Empfang und Büromanagement

Apr 18, 2023 | Stellenangebote

Wir sind eine private, internationale Schule mit etwa 500 Schüler*innen von der 1. – 12. Klasse und eine der wenigen Bildungsinstitute in Deutschland, die anstelle des deutschen Abiturs, das International Baccalaureate (IB) anbietet – einer der angesehensten Schulabschlüsse weltweit. Was unsere Arbeit prägt, ist unsere Vision zu einer besseren Welt beizutragen, indem wir eine Leidenschaft für das Lernen und den Mut, Verantwortung für eine bessere Zukunft zu übernehmen, wecken. Daran arbeiten wir mit mehr als 100 Mitarbeiter*innen aus der ganzen Welt, einer hoch motivierten Geschäftsführung und vielleicht auch bald mit Ihnen!

Zum 15.08.2023 suchen wir eine/n

MitarbeiterIn Empfang und Büromanagement

Ihre Aufgaben

  • Professioneller Empfang und Begrüßung unserer Besucher, Kunden, Schüler und Beschäftigten sowie die Benachrichtigung der entsprechend zuständigen Abteilung
  • Entgegennahme sowie Weiterleitung von Telefongesprächen und Rückrufnachrichten
  • Allgemeine administrative Aufgaben wie z.B. Führen von Checklisten, Ausgabe von Besucherausweisen mit Dokumentation und Betreuung bei Wartezeiten,
  • Entgegennahme und Weitergabe von Materialien, Schulbüchern, Formularen o.ä.
  • Allgemeine Sekretariatsaufgaben für die Geschäftsführung sowie die Unterstützung der Mitarbeiter des Verwaltungsbereichs (Verfassen von Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache, Einscannen und Ablegen von Dokumenten, Sicherstellen des reibungslosen Ablaufs von Workflows wie bspw. On- oder Off
  • Boarding von Schüler*innen, Rechnungsläufe)
  • Beaufsichtigung und Betreuung einzelner SchülerInnen die außerplanmäßig oder verspätet von ihren Eltern abgeholt werden müssen oder im Arztraum auf weitere Hilfe warten
  • Ggf. Koordination von RTW-Einsätzen
  • Führen eines elektrischen Wachbuchs (Schlüsselübergaben, Erfassungen von sicherheitsrelevanten Ereignissen oder speziellen Vorkommnissen, etc…)
  • Bearbeitung der Ein- und Ausgangs(paket)post
  • Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien und sonstiger für den Betriebsablauf notwendiger Produkte
  • Verantwortung für die Ausgabe von Besucherparkausweisen an Gäste
  • Verantwortung für den positiven Eindruck der Schule hinsichtlich der Ordnung und Sauberkeit im Empfangsbereich

Ihre Qualifikationen

  • Sie besitzen Erfahrungen in einer Dienstleistungsbranche, z.B. Hotellerie, Flugbegleitung, Kundenbetreuung o.Ä und/oder haben eine.abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
  • Stark ausgeprägte Service- und Dienstleistungsorientierung
  • Gutes Gespür für Kundenwünsche und -bedürfnisse
  • Zuverlässigkeit und Organisationstalent
  • Sehr gute Umgangsformen, sicheres, gepflegtes und selbstbewusstes Auftreten hohe Empathie und Kommunikationsfähigkeit
  • Sie verfügen über ausgeprägte Teamfähigkeit, hohe Leistungsbereitschaft, Kreativität und sind bereit sich in neue Aufgaben einzuarbeiten
  • Ihre positive Einstellung und pragmatische Lösungsorientierung, gepaart mit Ihrer Hands-on Mentalität setzen Sie gewinnbringend ein
  • Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie interkulturelle Kompetenzen runden Ihr Profil ab

Unser Angebot

  • Teilzeitstelle 20-30 Stunden (Einsatzzeiten in der Zeit von 9.30-17.00)
  • Freiräume für Ideen und eigenverantwortliches Arbeiten
  • Eine verantwortungsvolle und vielseitige Aufgabe in einem internationalen Team
  • Kollegiale Zusammenarbeit
  • Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Erfahren Sie mehr über unser Schulkonzept.

Bei Interesse senden Sie bitte Ihre Bewerbung (Anschreiben und Lebenslauf) an:

jobs@if-koeln.de

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